INFORMATIVA IN MATERIA DI TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
La presente informativa è resa, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento europeo 2016/679 (GDPR).
1) Titolare del trattamento.
Titolare del trattamento è FARMACENTRO Servizi e Logistica Soc. Coop., con sede in Perugia (PG), via Corcianese, n. 202, e-mail privacy@farmacentro.it.
FARMACENTRO ha nominato ai sensi dell'art. 37, GDPR il Responsabile per la protezione dei dati personali (anche detto, Data Protection Officer – DPO) raggiungibile all’indirizzo dpo@farmacentro.it.
Ulteriori e specifiche informative sono rilasciate da FARMACENTRO con riguardo al trattamento dei dati personali degli interessati che interagiscono con i propri servizi web riservati, accessibili per via telematica a partire dall’indirizzo: http://www.pharmaweb.it/farmacentro
2) Natura dei dati trattati.
Il rapporto con FARMACENTRO implica il trattamento dei dati personali del Socio, del Socio in prova e dei Clienti che non sono soci (di seguito, anche “Interessati”) e di quelli riferibili alla Farmacia di cui sono titolari. Dati anagrafici, dati di contatto, dati bancari, dati relativi agli acquisiti effettuati e al venduto, dati di fatturato, dati finanziari e patrimoniali, numero di iscrizione all’ordine.
Se non è diversamente indicato nella presente informativa, quando sono menzionati gli Interessati si intende fare riferimento a tutte e tre le categorie sopra indicate (Soci, Soci in prova e Clienti che non sono soci)
Non costituiscono oggetto di trattamento dati personali appartenenti a categorie particolari.
Nella eventualità venisse raccolta tale tipologia di dati, FARMACENTRO provvederà a richiedere il consenso al trattamento degli interessati.
3) Finalità del trattamento.
3.1.) I dati personali dei Soci e dei Soci in prova sono trattati da FARMACENTRO per le seguenti finalità:
1) vendere beni e servizi offerti al miglior prezzo possibile per i Soci e i Soci in prova;
2) usufruire di scontistiche e ricevere premi (c.d. fidelizzazione);
3) assistere i Soci e i Soci in prova nell'esercizio della loro attività commerciale, organizzando ogni opportuna forma di consulenza e sostegno anche concedendo garanzie fidejussorie;
4) espletare servizi amministrativi inerenti alle operazioni di tariffazione, contabilizzazione per forniture effettuate al S.S.N. ed enti mutualistici e Ospedalieri;
5) stimolare lo spirito di previdenza e di risparmio dei Soci e dei Soci in prova;
6) effettuare il monitoraggio degli acquisti e analisi delle informazioni raccolte nella concreta attuazione del rapporto sociale per contrattazione del prezzo dei beni dai fornitori, per obbiettivi di fatturato e ristorni delta prezzo;
7) migliorare la qualità dei servizi che sono offerti da FARMACENTRO e attuare tutte le iniziative dirette a agevolare l'attività dei Soci e dei Soci in prova;
8) organizzare corsi di formazione;
9) per finalità di marketing e invio della newsletter (c.d. marketing);
10) per finalità di analisi dei comportamenti di acquisto dei Soci e dei Soci in prova al fine di potere inviare offerte commerciali mirate e coerenti con il profilo individuato (c.d. profilazione);
11) attuare finalità amministrative, contabili e fiscali;
12) utilizzare documenti per finalità di prova in giudizio;
13) valutazione del merito creditizio anche da parte di società terze per l’assicurazione del credito, società di factoring e agenzie di rating.
3.2) I dati dei Clienti che non sono soci sono, invece, trattati
1) attuare la fornitura di beni e servizi, anche tramite aziende terze, e ricevere il pagamento dei prodotti farmaceutici acquistati;
2) usufruire di scontistiche e ricevere premi (c.d. fidelizzazione”);
3) per finalità di marketing e invio della newsletter (c.d. marketing);
4) per finalità di analisi dei comportamenti di acquisto dei Clienti non soci al fine di potere inviare offerte commerciali mirate e coerenti con il profilo individuato (c.d. profilazione);
5) attuare finalità amministrative, contabili e fiscali;
6) utilizzare documenti per finalità di prova in giudizio;
7) valutazione del merito creditizio anche da parte di società terze per l’assicurazione del credito, società di factoring e agenzie di rating.
4) Basi giuridiche.
La base giuridica dei trattamenti dei dati personali dei Soci e dei Soci in prova e delle Farmacie di cui sono titolari di cui al precedente punto 3.1), punti da 1) a 8), è costituita dalla necessità di dare esecuzione al rapporto sociale di cui i Soci e i Soci in prova sono parte. Rispetto alle attività di cui al punto 3.1), punti 6) 7), sussiste anche il legittimo interesse del titolare di attuare la propria missione cooperativa nell’interesse dei Soci e dei Soci in prova di dare concreta attuazione al rapporto sociale per realizzare obbiettivi di ottimizzazione dei prezzi dei beni, del fatturato e ristorni delta prezzo; migliorando, altresì, la qualità dei servizi che sono offerti ai Soci e ai Soci in prova e attuare tutte le iniziative dirette.
Per questi trattamenti non occorre comunque il loro consenso.
La base giuridica del trattamento dei dati personali dei Soci e dei Soci in prova e delle Farmacie di cui sono titolari di cui ai precedenti punto 3.1), punti 9) e 10) è il consenso dei Soci autonomamente prestato per l’una o l’altra finalità o per entrambe. Le e-mail di marketing e la newsletter di FARMACENTRO contengono tracking pixel che sono degli strumenti di tracciamento che consentono di conoscere se le e-mail sono recapitate ai Soci e ai Soci in prova e altre informazioni che servono per valutare l’efficacia delle proprie azioni di marketing. Il trattamento dei tracking pixel avviene con il consenso che il Socio e il Socio in prova prestano a ricevere e-mail di marketing e newsletter. Se i predetti non desiderano essere tracciati mediante tracking pixel, non devono fornire il proprio consenso al marketing e alla newsletter e, se lo hanno già fornito, possono revocarlo. In questo modo, non ricevendo più e-mail di marketing e newsletter, non saranno neppure tracciati con tracking pixel.
La base giuridica del trattamento dei dati personali dei Soci e dei Soci in prova e delle Farmacie di cui sono titolari di cui al precedente punto 3.1), punto 11) è la necessità di adempiere gli obblighi del titolare di cui sopra; mentre la base giuridica del trattamento di cui al precedente punto 3.1), punti 12) e 13) è l'interesse legittimo del titolare di disporre di prove in giudizio e di acquisire informazioni sulla solvibilità dei Soci e dei Soci in prova.
La base giuridica dei trattamenti dei dati personali dei Clienti che non sono soci e delle Farmacie di cui sono titolari di cui al precedente punto 3.2), punti 1) a 2) è costituita dalla necessità di dare esecuzione al contratto di cui sono parte. La base giuridica del trattamento dei dati personali di cui ai precedenti punto 3.2), punto 3) e 4) è il consenso dei Clienti che non sono soci, autonomamente prestato per l’una o l’altra finalità o per entrambe (per le email di marketing e la newsletter vale quanto detto in precedenza relativamente all’utilizzo di tracking pixel). Mentre la base giuridica del trattamento dei dati personali dei Clienti che non sono soci e delle Farmacie di cui sono titolari di cui al precedente punto 3.2), punto 5) è la necessità di adempiere gli obblighi del titolare di cui sopra ed, infine, la base giuridica del trattamento di cui al precedente punto 3.2), punti 6) e 7) è l'interesse legittimo del titolare di disporre di prove in giudizio e di acquisire informazioni sulla solvibilità dei Clienti che non sono soci.
4) Destinatari dei dati.
Hanno accesso ai dati personali degli Interessati e delle loro Farmacie gli incaricati che sono autorizzati al trattamento dei dati sotto l'autorità diretta di FARMACENTRO e i responsabili e sub-responsabili i quali forniscono alla Società specifici servizi e con i quali la Società ha stipulato appositi contratti, ai sensi dell'art. 28 GDPR. Tra questi, ad esempio, professionisti o società di servizi che operino per conto della Società, consulenti, società dell'ICT, ecc.
La lista completa dei responsabili e dei sub-responsabili del trattamento è disponibile richiedendola all'indirizzo e-mail privacy@farmacentro.it.
I dati personali dei Soci e dei Soci in prova, trattati da FARMACENTRO potrebbero essere comunicati a società esterne dalle quali la predetta acquista beni e servizi in quanto la comunicazione è necessaria per contrattare il prezzo di acquisto e per vendere loro i beni e servizi al miglior prezzo e, quindi, per dare attuazione al contratto sociale o per altri suoi legittimi interessi.
I dati degli Interessati possono essere comunicati anche al S.S.N. e ad Enti per l'adempimento di obblighi di tariffazione, amministrativi, contabili e fiscali, nonchè a professionisti che agiscono come autonomi titolari e con i quali la Società ha rapporti per la fornitura di servizi per il perseguimento delle sue finalità e necessari, come tali, a dare attuazione al contratto sociale con i soci.
Tutti i soggetti che precedono si impegnano con FARMACENTRO ad usare le informazioni ricevute solo per le finalità di trattamento sopra indicate, a mantenerle confidenziali, integre e non disponibili a terzi non autorizzati.
Inoltre, i dati personali potrebbero dovere essere comunicati a soggetti terzi anche per eseguire un obbligo di legge o un ordine di un’Autorità amministrativa o giudiziaria.
5) Trasferimento dei dati.
I dati oggetto del trattamento potrebbero essere trasferiti fuori dall’Unione Europea, se ivi fossero ubicati i server dei soggetti destinatari dei dati, con i quali Società ha stipulato appositi contratti necessari per rendere i propri servizi. In tal caso, la Società adotterà tutte le garanzie adeguate prescritte dal GDPR in funzione di protezione dei dati personali degli Interessati e delle loro Farmacie.
6) Modalità di trattamento e tempi di conservazione.
I dati personali sono trattati con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.
Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. Tutte le informazioni raccolte vengono memorizzate e mantenute in strutture sicure che limitano l'accesso esclusivamente al personale autorizzato.
I dati trattati per le finalità indicate al punto 3.1), punti da 1 a 5), punti 7) e 8) e punti da 11) a 13) e 3.2) 1), 2) e da 5) a 7) verranno cancellati quando non saranno più necessari per l’esecuzione del rapporto sociale con i Soci e i Soci in prova o del rapporto contrattuale con i Clienti che non sono soci, salvo gli obblighi di conservazione per finalità amministrative, contabili e fiscali per un periodo di tempo pari a 10 anni. Per lo stesso periodo, i dati possono essere conservati per far vale o difendere in giudizio un diritto della Società.
Diversamente da questo termine di conservazione, i dati trattati per la finalità indicata al punto 3.1), punto 6 e 3.2), punto 2) verranno cancellati o resi anonimi in modo irreversibile e conservati per sole finalità statistiche, decorsi 3 anni dalla data della loro registrazione, o un termine più lungo nel caso siano necessari per accedere a premi o scontistiche da applicarsi per l'anno /anni successivo/i.
I dati trattati per le finalità al punto 3.1), punto 9) e 10) e 3.2), punti 3) e 4) saranno trattati fino a revoca del consenso degli Interessati. Nel caso di finalità al punto 3.1), punto 10) e 3.2), punto 4) (c.d. profilazione), i dati più vecchi di 4 anni saranno cancellati.
7) Diritti d'accesso.
Gli articoli da 15 a 22, GDPR conferiscono agli Interessati che siano una persona fisica l’esercizio di specifici diritti.
L'art. 15 riconosce agli Interessati il diritto di accedere ai propri dati personali e di ottenerne copia. Il diritto di ottenere copia dei dati non deve ledere i diritti e le libertà altrui.
Con la domanda d'accesso, gli Interessati hanno il diritto di ottenere dalla Società la conferma o meno se sia in corso un trattamento sui propri dati personali e di conoscere le finalità e le categorie di dati trattati, i soggetti terzi cui i dati sono comunicati e se i dati sono trasferiti in un paese extraeuropeo con garanzie adeguate. Gli Interessati hanno, altresì, diritto di conoscere il tempo di conservazione dei propri dati personali, rispetto alle finalità sopraindicate.
Rispetto ai propri dati personali, gli Interessati hanno il diritto di chiedere la rettifica dei dati inesatti e la integrazione di quelli incompleti, la cancellazione (diritto all'oblio) alle condizioni indicate dall'art. 17, GDPR, la limitazione del trattamento e la portabilità dei dati. Per l'esercizio dei diritti, gli Interessati possono rivolgersi alla Società scrivendo una e-mail all'indirizzo dpo@farmacentro.it, o scrivendo all'indirizzo della sede del titolare.
Prima di fornire una risposta, il titolare potrebbe avere bisogno di identificarli mediante richiesta di fornire copia del loro documento d'identità. Sarà fornito un riscontro scritto agli Interessati senza ingiustificato ritardo e, comunque, non più tardi di un mese dal ricevimento della richiesta stessa.
8) Reclamo.
Nel caso in cui gli Interessati ritengano che il trattamento dei propri dati personali violi le disposizioni del GDPR hanno diritto di proporre reclamo alla Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali con sede in Roma, ai sensi dell'art. 77, GDPR, oltre che ricorrere innanzi all'Autorità giudiziaria.
Rev. 29 ottobre 2026